Rushes, decupagens, contratos: navegar pelo Drive da equipa em miniaturas

Imaginemos uma montadora independente que prepara um filme institucional com um coloristra, um assistente e uma produtora. A rodagem durou três dias: centenas de planos, fotos de preparação de locais, uma folha de serviço por dia, uma decupagem técnica, dois contratos de cessão de direitos. Tudo existe, mas está espalhado entre e-mails, pens USB e pastas de mensagens. Ninguém sabe realmente qual é a versão certa.

O verdadeiro problema: descarregar para saber

Em muitas equipas, a primeira operação num ficheiro recebido é um download… para descobrir que não era o ficheiro certo. Numa pasta de rushes, este reflexo custa tempo e espaço em disco. Num PDF, cria duplicados: «folha_de_servico_v2», «folha_de_servico_v2_FINAL», «folha_de_servico_v2_FINAL_bis».

Um espaço partilhado onde se vê antes de descarregar resolve boa parte desses atritos. É isso que o Drive do Misi.Link propõe.

As miniaturas: navegar como numa pasta de imagens

O Drive pode ser apresentado em lista ou em miniaturas. Em miniaturas, um clique numa foto ou num vídeo abre-o em grande num visualizador, e as setas passam para o seguinte. A nossa montadora pode assim percorrer as fotos de preparação ou verificar um plano sem guardar nada no computador.

Alguns hábitos que ajudam a tirar partido desta vista:

• Uma pasta por dia de rodagem, depois subpastas por câmara ou por local: encontra-se rapidamente uma take.
• Nomes que se ordenam bem: data no formato ano-mês-dia, número de sequência e, por fim, versão.
• Versões de trabalho leves ao lado dos ficheiros originais: um navegador não lê todos os formatos de câmara em bruto, e as versões leves percorrem-se mais depressa.

Os PDF: a primeira página, sem download

Os documentos de produção são quase sempre PDF: folhas de serviço, decupagens, contratos, planos de trabalho. No Drive, cada PDF mostra a sua primeira página em miniatura. É precisamente o que é preciso para reconhecer um documento: a data e o título figuram no topo.

Sejamos precisos quanto ao que isto permite. A miniatura serve para identificar o ficheiro certo e detetar uma versão errada. Para ler um contrato na íntegra, é claro que é preciso abri-lo. Mas só se descarrega aquilo de que se precisa.

Encontrar, colorir, selecionar

Quando o Drive cresce, a pesquisa torna-se a ferramenta principal. Um campo de pesquisa (atalho: a tecla «/») propõe resultados a partir de duas letras. Pode escrever várias palavras em qualquer ordem, sem se preocupar com acentos nem maiúsculas, e até pesquisar uma extensão como «pdf». Um ficheiro encontrado aparece realçado na sua pasta.

Dois detalhes práticos para uma equipa:

• As cores: sete cores, tanto nas pastas como nos ficheiros. Vermelho para «a corrigir», verde para «validado»: é uma convenção de equipa que se lê num relance, e todos os membros da equipa Entreprise a veem.
• A seleção como num computador: Cmd ou Ctrl + clique, Shift + clique, retângulo de seleção, clique direito. Descarrega-se uma seleção em ZIP, comprime-se ou duplica-se diretamente no servidor, sem voltar a descarregar nada.

Quem pode fazer o quê?

Um Drive partilhado só tem interesse se cada um souber no que pode mexer. Com a oferta Entreprise, o Drive (5 TB) é partilhado por uma equipa de dez contas. O administrador escolhe para cada membro «Pode modificar» ou «Só leitura». O assistente pode arrumar os rushes; um estagiário ou um revisor consulta e descarrega sem risco de mover uma pasta por engano.

O Drive guarda também um registo: o separador Atividade indica quem adicionou, moveu ou eliminou o quê, e quando. Um ficheiro eliminado por engano permanece 30 dias na reciclagem, e uma pasta restaurada regressa com todo o seu conteúdo. Os links de partilha de toda a equipa gerem-se a partir de um único separador: é possível prolongar, desativar ou eliminar um link sem apagar nada no Drive.

Para os contratos, pode ir-se mais longe: uma pasta pode ser protegida por um código. Os outros membros da equipa veem então apenas o nome, com um cadeado, e a pasta não aparece nem nas suas pesquisas nem na atividade.

O que é preciso saber antes de confiar

Para que as miniaturas e as pré-visualizações funcionem, os servidores têm de conseguir ler os ficheiros. O Drive de equipa não é, portanto, cifrado de ponta a ponta: está protegido pela ligação cifrada (HTTPS) e pela cifragem do armazenamento. Se um envio exigir cifragem de ponta a ponta, a transferência clássica, sem pré-visualização, é a que convém.

E para a validação por um cliente, não é necessário abrir-lhe o Drive: no momento de um envio, a opção «Só pré-visualização» permite-lhe ver fotos, vídeos e PDF sem os poder descarregar. Ele pode validar ou pedir alterações e comentar ao fotograma. Resta um limite: uma pessoa determinada pode sempre guardar o que vê no ecrã.

E se também vender os seus ficheiros?

Os criadores que produzem modelos, tutoriais ou recursos podem também vendê-los no Misi.Link, com uma página de produto (ilustração, descrição, preço), códigos promocionais, números de série para software, uma loja pública e faturas. Tudo está detalhado na página Funcionalidades, e as ofertas estão em Preços.

Para experimentar no seu próximo projeto

Cada conta, mesmo gratuita, tem o seu Drive com 100 GB: é a oportunidade de testar as miniaturas, o visualizador e a pré-visualização dos PDF numa verdadeira pasta de rodagem. A partilha em equipa, essa, depende da oferta Entreprise. Crie a sua conta, carregue uma pasta de rushes e os seus documentos de produção, e veja depois se ainda precisa de descarregar tudo.