Rushes, shotlists, contracten: de teamdrive doorbladeren in miniaturen

Stel je een zelfstandige editor voor die een bedrijfsfilm voorbereidt met een kleurcorrector, een assistent en een producente. De opnames duurden drie dagen: honderden shots, locatiefoto's, een draaischema per dag, een technische shotlist, twee contracten voor overdracht van rechten. Alles bestaat, maar alles ligt verspreid over mails, usb-sticks en mappen in berichtenapps. Niemand weet echt welke versie de juiste is.

Het echte probleem: downloaden om te weten wat het is

In veel teams is de eerste handeling bij een ontvangen bestand een download… om dan te ontdekken dat het niet het juiste was. Bij een map met rushes kost die reflex tijd en schijfruimte. Bij een pdf zorgt het voor dubbele bestanden: "draaischema_v2", "draaischema_v2_DEFINITIEF", "draaischema_v2_DEFINITIEF_bis".

Een gedeelde ruimte waarin je eerst kijkt en dan pas downloadt lost een groot deel van die wrijving op. Dat is wat de Drive van Misi.Link biedt.

Miniaturen: doorbladeren zoals in een map met afbeeldingen

De Drive kan worden weergegeven als lijst of in miniaturen. In de miniatuurweergave open je een foto of video met één klik groot in een viewer, en met de pijltjes ga je naar de volgende. Onze editor kan dus door de locatiefoto's bladeren of een shot controleren zonder iets op haar computer op te slaan.

Een paar gewoonten waarmee je het meeste uit deze weergave haalt:

• Eén map per draaidag, daarna submappen per camera of locatie: zo vind je snel een take terug.
• Namen die goed sorteren: datum in het formaat jaar-maand-dag, volgnummer van de scène, daarna versie.
• Lichte werkversies naast de originele bestanden: een browser leest niet alle ruwe cameraformaten, en lichte versies bekijk je sneller.

Pdf's: de eerste pagina, zonder te downloaden

Productiedocumenten zijn bijna altijd pdf's: draaischema's, shotlists, contracten, werkplanningen. In de Drive toont elke pdf zijn eerste pagina als miniatuur. Dat is precies wat je nodig hebt om een document te herkennen: datum en titel staan bovenaan.

Laten we duidelijk zijn over wat dit wel en niet kan. De miniatuur helpt je het juiste bestand te identificeren en een verkeerde versie op te sporen. Om een contract helemaal te lezen moet je het uiteraard openen. Maar je downloadt alleen nog wat je echt nodig hebt.

Terugvinden, kleuren, selecteren

Naarmate de Drive groeit, wordt zoeken het belangrijkste hulpmiddel. Een zoekveld (sneltoets: de toets "/") toont al resultaten vanaf twee letters. Je kunt meerdere woorden in willekeurige volgorde typen, zonder je zorgen te maken over accenten of hoofdletters, en zelfs zoeken op een extensie zoals "pdf". Een gevonden bestand wordt gemarkeerd in zijn map.

Twee praktische details voor een team:

• Kleuren: zeven kleuren, voor mappen en bestanden. Rood voor "te corrigeren", groen voor "goedgekeurd": een teamafspraak die je in één oogopslag leest, en alle leden van het Entreprise-team zien ze.
• Selecteren zoals op een computer: Cmd of Ctrl + klik, Shift + klik, selectiekader, rechtermuisklik. Je downloadt een selectie als ZIP, comprimeert of dupliceert rechtstreeks op de server, zonder iets opnieuw te downloaden.

Wie mag wat?

Een gedeelde Drive is pas nuttig als iedereen weet waar hij aan mag komen. Met het Entreprise-abonnement wordt de Drive (5 TB) gedeeld door een team van tien accounts. De beheerder kiest voor elk lid "Kan bewerken" of "Alleen lezen". De assistent kan de rushes ordenen; een stagiair of een nalezer bekijkt en downloadt zonder risico dat er per ongeluk een map wordt verplaatst.

De Drive houdt ook een logboek bij: op het tabblad Activiteit zie je wie wat heeft toegevoegd, verplaatst of verwijderd, en wanneer. Een per ongeluk verwijderd bestand blijft 30 dagen in de prullenbak, en een teruggezette map komt terug met alle inhoud. De deellinks van het hele team beheer je vanuit één tabblad: daar verleng, deactiveer of verwijder je een link zonder iets in de Drive te wissen.

Voor contracten kun je verder gaan: een map kan met een code beveiligd worden. De andere teamleden zien dan alleen de naam, met een slotje, en de map verschijnt niet in hun zoekresultaten en ook niet in de activiteit.

Wat je moet weten voordat je erop vertrouwt

Om miniaturen en voorbeelden te laten werken, moeten de servers de bestanden kunnen lezen. De teamdrive is dus niet end-to-end versleuteld: hij wordt beschermd door de versleutelde verbinding (HTTPS) en de versleuteling van de opslag. Als een verzending end-to-end-versleuteling vereist, is de klassieke overdracht, zonder voorbeeld, de juiste keuze.

En voor goedkeuring door een klant hoef je de Drive niet voor hem te openen: bij het versturen laat de optie "Alleen voorbeeld" hem foto's, video's en pdf's bekijken zonder ze te kunnen downloaden. Hij kan goedkeuren of wijzigingen vragen, en commentaar geven tot op het beeldje nauwkeurig. Eén beperking blijft: iemand die dat echt wil, kan altijd opslaan wat hij op zijn scherm ziet.

En als je je bestanden ook verkoopt?

Makers die sjablonen, tutorials of andere bronnen produceren, kunnen die ook op Misi.Link verkopen, met een productpagina (afbeelding, beschrijving, prijs), kortingscodes, serienummers voor software, een openbare winkel en facturen. Alles staat uitgebreid op de pagina Functies, en de abonnementen vind je onder Prijzen.

Probeer het uit bij je volgende project

Elk account, ook een gratis, heeft zijn eigen Drive met 100 GB: een mooie kans om de miniaturen, de viewer en het voorbeeld van pdf's uit te proberen op een echte draaimap. Samenwerken in een team valt onder het Entreprise-abonnement. Maak je account aan, zet een map met rushes en je productiedocumenten erin, en kijk dan of je nog steeds alles moet downloaden.